פתחתי קמפיין שגרירים, איך עושים את זה הכי נכון?

קמפיינים שגרירים: כלי רב עוצמה לגיוס תרומות

מתכננים קמפיין שגרירים בקרוב? נציגי מחלקת הייעוץ האסטרטגי שלנו (PRO) , שניהלה כבר למעלה מ 250 קמפיינים אספו עבורכם את כל מה שחייבים לדעת לפני שיוצאים לדרך. 

קמפיינים שגרירים הוא  קמפיין גיוס תרומות שבו עמותה מגייסת אנשים מתוך הקהילה שלה.  

השגרירים פונים למעגלים הקרובים אליהם, כמו חברים, בני משפחה, קולגות, או מכרים, ומבקשים מהם לתרום לעמותה. הם משתמשים בקשר האישי שלהם כדי לגייס תרומות, ולפנות לקהל רחב של אנשים.

דבר ראשון: מיהו שגריר?

שגריר הוא כל אדם בעל מחויבות לעמותה או לפרויקט (מתנדבים, עובדים, מקבלי שירות וכו'), אשר מעוניין להתגייס למען המטרה שלה קמפיין. המטרה של קמפיין שגרירים היא להגיע לכמה שיותר תרומות מהמעגלים הקרובים של כל שגריר, שיתרמו בזכות הקשר האישי שלו לקמפיין ולפרויקט. 

המשימה של השגרירים

כל שגריר לוקח על עצמו יעד אישי לגיוס (הממוצע הוא 3500 שקלים),אותו הוא מתחייב לנסות לגייס ממעגל האנשים הקרובים אליו במשך כל הקמפיין (חברים, בני משפחה, קולגות וכו'). 

שני שלבים בתהליך: הכנה וניהול

את קמפיין השגרירים אנחנו נוהגים לחלק לשני שלבים: שלב הכנת התשתיות ושלב ניהול הקמפיין בפועל. 

לפני הקמפיין: הכנת תשתיות

  1. לקבוע מי הצוות מוביל

על מנת שנוכל לנהל את הקמפיין בצורה הטובה והאפקטיבית ביותר, מומלץ מאוד להגדיר מראש צוות מוביל שתפקידו לגייס את השגרירים שלנו. לפני הקמפיין, הצוות המוביל יוצר קשר עם השגרירים, מסביר להם את עבודתם ודואג לכך שהם מבינים מה עליהם לעשות. הקשר הראשוני הזה חשוב מאוד כיוון שאחר כך, במהלך הקמפיין, הצוות המוביל שומר על קשר רציף עם השגרירים ונמצא שם כדי לתמוך ולעזור בכל מה שצריך. 

  1. לדאוג לסדר ולארגון

סדר וארגון הם מפתח משמעותי להצלחה בגיוס שגרירים. ככל שנשלוט בהרשמה של השגרירים שלנו, נוכל לנהל את עצמנו בצורה טובה יותר. אנחנו מאוד ממליצים לרשום את השגרירים באמצעות טופס מסודר המכיל בתוכו כבר את הפרטים שנצטרך על מנת לפתוח לו עמוד שגריר (שם בעברית ואנגלית, מייל, מספר טלפון ויעד אישי לגיוס). 

  1. מיפוי השגרירים הפוטנציאליים:

כבר מההתחלה, חשוב מאוד שנבין מאיזה מעגלים מגיעים השגרירים שלנו (לדוגמה: מתנדבי עבר והווה, צוות עובדים, הורים, מקבלי שירות, קהילת יישוב וכו'). מיפוי השגרירים הוא חשוב משתי סיבות:  הראשונה, היא להבין לאילו אוכלוסיות אנחנו מתכוונים לפנות בגיוס שלנו, והשניה, כדי שנוכל לנסח מסר מתאים ולפנות בערוצים המתאימים לכל סוג אוכלוסיה, לפי מה שמתאים לה. 

הנה דוגמא לטבלה למיפוי אוכלוסיות; אפשר להניח שהמסרים שנרצה להעביר לקבוצת העובדים של העמותה ולוועד המנהל שלה יהיו שונים בצורה די מהותית. כדי  שנוכל "לפגוע במטרה" ולהצליח לגייס אותם כשגרירים, נצטרך לדעת איך לפנות באופן אישי לכל אחד.  

להורדת הטבלה לשימוש 


  1. הגדרת המסר הרצוי לכל אחת מהאוכלוסיות 

לקראת הפנייה לשגרירים והגיוס לקמפיין, חשוב שתשאלו את עצמכם איזה מסר יפעיל כל אוכלוסייה ויגרום לה להתגייס לקמפיין. 

לדוג' - קהילת המתנדבים שלנו מורכבת מבני נוער אשר מתנדבים בעמותה במשך מספר שנים ומרגישים מחויבות עמוקה אליה. 

לעומתם צוות העובדים שלנו הינם אנשים מבוגרים שאינם רתומים לפרויקטים מסוג זה.

בזמן אמת: ניהול הקמפיין 

  1. מוכנים? צאו לדרך!

בקמפיין שגרירים אנחנו מקפידים על רמת אנרגיה גבוהה שיוצרת מחויבות ורצון להיות חלק, ולכן קמפיין שגרירים אנחנו נזניק באותו הזמן בזום ייעודי/ ערב שגרירים פרונטלי אליו יגיעו כל השגרירים, יקבלו את ההסבר המקיף על הקמפיין ויצאו לדרך יחד. 

  1. ארגז כלים לכל שגריר ושגרירה

 מאוד מומלץ להכין לשגרירים הודעת תרומה מוכנה להפצה. (הסבר על הודעות הווצאפ ניתן לראות כאן). תשתדלו להכין לשגריר את כל המעטפת לגיוס, כך שהוא יתעסק אך ורק בגיוס ולא בכל המסביב. 

  1. קבוצת הווצאפ הפעילה ביותר בחודש הקרוב

כדי לייצר אנרגיה ותחושת לכידות בקמפיין נפתח קבוצת וואצפ פעילה לכל השגרירים בערב הזנקת הקמפיין. ככל שהקבוצה תהיה רועשת כך נדע שהשגרירים עובדים! 

  1. תמיכה שוטפת - בעיקר בהתחלה 

 קמפיין מוצלח הוא קמפיין שנמצא באוויר בין שבוע לעשרה ימים והימים הראשונים הם הקריטיים ביותר. התפקיד של הצוות המוביל בקמפיין הוא לוודא שכל השגרירים הבינו מה עליהם לעשות ושהם לא "נופלים" מהקמפיין והימים הראשונים הם הקריטיים ביותר. לכן, עלינו לדאוג שבימים הראשונים השגרירים מקבלים מאיתנו יחס אישי ואנחנו בודקים מה קורה איתם ואיך הם מתקדמים בגיוס שלהם. 

כאן תוכלו למצוא הודעות לדוגמא עבור השגרירים שלכם

  1. הקמפיין נגמר? זמן למסיבה!

 לא חשוב אם כל השגרירים שלכם עומדים ביעד שלהם או לא, את היום האחרון של הקמפיין מומלץ מאוד לסמן כ"יום שיא" ולחגוג אותו כמו שצריך. אם אפשר, מומלץ להביא את כל השגרירים ולחגוג עם כיבוד שווה והרמת כוסית. אירוע כזה ירים את האנרגיה של השגרירים ויעזור להם לתת דחיפה אחרונה בגיוס הכספים לקמפיין. 

היום שאחרי…

בסיום קמפיין, חשוב לבצע מספר פעולות כדי לסכם את הקמפיין ולהתחיל לעבוד על הגשמת המטרות.

  1. שלחו הודעה לתומכים: חשוב לשלוח הודעה לתומכים בהקדם האפשרי, כדי להודות להם על התמיכה שלהם ולעדכן אותם בתוצאות הקמפיין.
  2. אסוף נתונים: חשוב לאסוף נתונים מקיפים על הקמפיין, כגון מספר התורמים, סכום התרומות, חלוקת התרומות ועוד. הנתונים הללו יעזרו לכם לבחון את האפקטיביות של הקמפיין ולשפר את הקמפיינים הבאים שלכם.
  3. תודה לשגרירים: חשוב להודות לשגרירים על תרומתם לקמפיין. אפשר לעשות זאת באמצעות הודעת תודה אישית, פרסום הצלחות של השגרירים באתר או ברשתות החברתיות ועוד.
  4. סיכום והערכה: חשוב לערוך הערכה מקיפה של הקמפיין, כדי לזהות את ההצלחות והכישלונות. ההערכה תאפשר לכם ללמוד מהקמפיין ולשפר את הקמפיינים הבאים שלכם.

 

 

האם מאמר זה עזר לך?